Mise à disposition exceptionnelle de fonds pour le déménagement des archives municipales et la location d'une solution intérimaire

Aufgrund der zwischenzeitlich durch den Vermieter erfolgten Kündigung des Mietvertrages
des bisherigen Standortes des Stadtarchivs in der Wasastraße 50 zum 31.12.2023 musste
eine Interimslösung zur Aufbewahrung des städtischen Archivgutes gefunden werden, bis eine
eigene dauerhafte Unterbringung bereitgestellt werden kann. Eine Verlängerung des
bestehenden Mietvertrages zu wirtschaftlich vertretbaren Konditionen konnte nicht realisiert
werden.

Trotz intensiver Bemühungen seitens der hauptamtlichen Verwaltung konnte darüber hinaus
kein Standort gefunden werden, der den vollständigen Bestand (ca. 2,2 laufende Kilometer)
aufnehmen sowie Büroarbeitsplätze für die Beschäftigten des Stadtarchivs bereitstellen kann.
Aus diesem Grund ist eine Teilung des Archivbestandes als Interim unumgänglich.

Es konnte folgende Lösung erarbeitet werden:

1. Ein sog. „kleines Archiv“, bestehend aus den zwingend dem Zugriff zugänglich zu
machenden Personenstandsakten, dem historischen und aktuellen Bauarchiv sowie
den verwaltungsinternen Aktenbeständen nebst Registratur, soll in noch anzu-
mietenden Gewerberäumen im Stadtgebiet Radebeul untergebracht werden.

Den Beschäftigten des Stadtarchivs sind gleichzeitig Büroräume zur Verfügung zu
stellen, um die Arbeitsfähigkeit des Stadtarchivs aufrecht zu erhalten. Außerdem soll
es auch weiterhin die Möglichkeit für einen eingeschränkten Besucherverkehr geben.
Die Arbeitsplätze sind seitens der Verwaltung auszustatten.

Für eine DIN-gerechte Unterbringung des Archivgutes sind voraussichtlich
bauphysikalische Veränderungen erforderlich, z.B. durch Einbau von Klimageräten und
Verdunklung von Fensterscheiben. Diese Aufwendungen muss die Stadtverwaltung
selbst tragen.

2. Der übrige Archivbestand, das sog. „große Archiv“, kann in einem Magazinraum des
Landeskirchenarchivs in Dresden fachgerecht gelagert werden. Allerdings stehen dort
weder Büroarbeitsplätze noch die Möglichkeit einer Nutzung durch Bürger zur
Verfügung.

Beide Mietverträge müssen noch abgeschlossen werden (Beschlusspunkte 2 und 3).

Der erforderliche Umzug in beide Quartiere kann nur durch eine Spedition erfolgen, die über
Spezialkenntnisse zum Transport von Archivgut verfügt. Eine Abfrage ergab den in der Anlage
1 abgebildeten Kostenrahmen.

Eine sachgerechte Mittelplanung und -anmeldung für das Haushaltsjahr 2023 war aufgrund
der seinerzeit noch völlig ergebnisoffen laufenden Verhandlungen mit dem bisherigen Ver-
mieter nicht möglich. Auch die Interimslösungen konnten erst kurzfristig gefunden werden, so
dass die Kenntnis der zu erwartenden Miet- und Zusatzkosten erst nach erfolgtem Haushalts-
beschluss vorlag.

Décision:

1. Der Stadtrat der Großen Kreisstadt Radebeul beschließt in seiner Sitzung am 21.06.2023
die außerplanmäßige Bereitstellung von Haushaltsmitteln in Höhe von 235.000.- Euro für den
Umzug sowie die Interimsunterbringung des Stadtarchivs im laufenden Haushaltsjahr.

2. Die hauptamtliche Verwaltung wird beauftragt, Büroräume und Stellflächen in Radebeul zur
anteiligen Unterbringung von Archivgut und zur Bereitstellung von Büroarbeitsplätzen für die
Beschäftigten des Stadtarchivs zu finden. Den entsprechenden Anmietungsbeschluss fasst
der Verwaltungs- und Finanzausschuss in seiner Sitzung am 05.07.2023.

3. Die hauptamtliche Verwaltung wird beauftragt, einen Magazinraum im Landeskirchenarchiv,
Stuttgarter Str. 16, 01189 Dresden, zur interimsweisen Einlagerung der restlichen Archiv-
bestände bis zur Bereitstellung eines stadteigenen dauerhaften Archivstandorts anzumieten.