Die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen gemäß VOL/A: Miet- und Wartungsvertrag für Druck- und Kopiertechnik der Stadtverwaltung Radebeul

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Der Liefer- und Dienstleistungsauftrag zum Abschluss eines Miet- und Wartungsvertrages für
die Druck- und Kopiertechnik der Stadtverwaltung Radebeul wurde gem. § 3 Abs. 1 Satz 1
VOL/A öffentlich ausgeschrieben und am 27.11.2020 auf der Vergabeplattform von
eVergabe.de, am 30.11.2020 auf den Vergabeplattformen von Vergabe24.de und Bund.de
sowie im Sächsischen Ausschreibungsblatt Nr. 48/2020 vom 27.11.2020 veröffentlicht.

Ziel der Neuausschreibung dieser Leistung war der Abschluss des geordneten Zusammen-
führens von ehemaligen Verträgen mit verschiedenen Anbietern nunmehr hin zu einem Ver-
trag mit einheitlicher Laufzeit bei gleichzeitiger Überprüfung und Anpassung der Vertragsin-
halte an das tatsächliche Druck- und Kopieraufkommen in den einzelnen Verwaltungsstand-
orten.
Gegenstand des Vergabeverfahrens sind die Lieferung, Installation und Vermietung von Multi-
funktionsgeräten einschließlich Service, Wartung und Lieferung von Verbrauchsmaterial
(ausgenommen Papier und Heftklammern) sowie die Überlassung und Pflege einer Manage-
ment-Software zur Verwaltung der Multifunktionsgeräte für einen Zeitraum von fünf Jahren.

14 Unternehmen hatten die Vergabeunterlagen abgefordert. Lediglich ein Unternehmen be-
teiligte sich letztlich durch Abgabe eines Angebotes am Vergabeverfahren. Bei diesem
Unternehmen handelt es sich um den bisher vertraglich gebundenen Dienstleister.
Das Angebot beinhaltete alle Nachweise hinsichtlich der Mindestvorgaben im Leistungs-
verzeichnis. Darüber hinaus erfüllt es auch alle Punkte, die zusätzlich in die Bewertung ein-
fließen sollten. Insbesondere überzeugten die Angaben im geforderten Servicekonzept des
Unternehmens.
Die bisherige Zusammenarbeit gestaltete sich konstruktiv und vertragsgemäß. Die Firma
ACTCOM Schwarze GmbH ist mit den örtlichen Gegebenheiten sowie den speziellen Erforder-
nissen der einzelnen Fachbereiche vertraut.

Die Kostenschätzung des zuständigen Fachamtes (SG IT und Beschaffung) betrug 249.900 €
brutto. Sie basiert auf den Erfahrungswerten des zurückliegenden Vertragszeitraums.
Die deutliche Unterschreitung dieser Schätzwerte durch die tatsächliche Angebotssumme
beruht zum einen auf der gewählten längeren Laufzeit. Zum anderen ist sie aber auch auf das
Ergebnis der vorherigen Bedarfserhebung mit angepasster Leistungsvorgabe zurückzuführen.

Beschluss:

Der Verwaltungs- und Finanzausschuss der Großen Kreisstadt Radebeul beschließt in seiner
Sitzung am 03.02.2021, den Miet- und Wartungsvertrag für die Druck- und Kopiertechnik der
Stadtverwaltung Radebeul an die Firma:

ACTCOM Schwarze GmbH
Seestraße 2
01445 Radebeul

zu einer geprüften Angebotssumme in Höhe von 170.860,20 Euro (brutto) zu vergeben.

Der Auftrag darf erst erteilt werden, wenn im Falle einer Bieterbeanstandung die Nach-
prüfungsbehörde nicht innerhalb von zehn Kalendertagen nach Unterrichtung das Vergabe-
verfahren beanstandet hat.